Lo primero de todo, para ver una lista de todos los pedidos de tu tienda sólo tienes que hacer click en WooCommerce > Pedidos.
A medida que tus usuarios vayan realizando sus compras se irán almacenando en este listado de pedidos. Quizás, al principio no necesites las opciones de filtrado, pero cuando tengas varios cientos de pedidos, necesitarás una forma de filtrarlos para encontrarlos fácilmente.
Para ello, WooCommerce te permite filtrar los pedidos por el estado en el que se encuentran. Al hacer click en cada uno de los siguientes enlaces, el listado mostrará únicamente los pedidos que tienen dicho estado:
Del mismo modo que puedes filtrar pedidos por su estado, también puedes filtrar por una fecha específica a través del desplegable Todas las fechas o filtrar por un cliente específico con el buscador Buscar un cliente….
Detalles de un pedido :
Una vez que hemos visto cómo manejar el listado de pedidos, llega el momento de trabajar con un pedido determinado. Para ello, no tienes más que hacer click sobre el ID de pedido para entrar en la página de Detalles de pedido.
Dentro de los Detalles de pedido encontrarás los detalles generales, de facturación, de envío y todo lo que necesitas saber sobre un pedido concreto.
Notas del pedido
En la columna de la derecha encontrarás las Notas del pedido, en las que la tienda online va comentando todos los sucesos relacionados con un pedido.
Las notas de color morado corresponden con información relativa al pago que se ha producido en tu pasarela de pago. Si por ejemplo, alguna vez necesitas buscar un cargo de Paypal, el ID almacenado en las notas del pedido te permitirá hacerlo de forma fácil y rápida. Y a su vez, en las notas del pedido también encontrarás cuando se producen los cambios de estado de tu pedido.
Por otra parte, además de las notas que genere tu pasarela de pago, también dispones de dos tipos de notas adicionales:
Las notas de color gris se corresponden con notas privadas. Estas notas son realmente útiles cuando quieres compartir alguna información del pedido con tu equipo. Por lo que las notas privadas solo son visibles desde la página de Detalles del pedido y el cliente no tendrá conocimiento de ellas.
Las notas de color azul se corresponden con las notas al cliente. Estas notas sirven para comunicar alguna información al cliente con respecto a su pedido. Una vez añadas una nota al cliente, ésta se enviará automáticamente al cliente por correo electrónico. Por lo que pueden ser realmente útiles para comunicar algún retraso o problema al cliente sin tener que salir del Escritorio de WordPress.
Acciones del pedido
Si vendes productos físicos que requieren manipulación, empaquetado y envío, el desplegable de Estado se convertirá en una de tus herramientas diarias.
Cuando has terminado todo el proceso que conlleva el envío de un producto (lo has dejado en la oficina de Correos o ha sido recogido por tu empresa de logística) deberás cambiar el estado del pedido para notificar a tu cliente que su pedido ha sido enviado. Por lo tanto, deberás cambiar el estado del pedido a completado y luego hacer click en Actualizar.
Pero si tienes varios pedidos sobre los que realizar la misma acción, puedes gestionarla directamente utilizando las Acciones en lote del listado de pedidos. Bastará con que selecciones aquellos pedidos que quieres cambiar de estado a través del check que encontrarás a su izquierda. Elegir el estado al que quieras cambiarlos en el desplegable Acciones en lote y hacer click en el botón Aplicar.
Pedido pendiente de pago y en espera
El estado pendiente de pago y el estado en espera son diferentes.
- Cuando el cliente elige pagar con transferencia bancaria el estado quedará en espera.
Una vez hechas todas comprobaciones, deberás cambiar manualmente el estado del pedido a Procesando o Completo según corresponda. - Cuando el cliente elige pagar con Mercado Pago, Tarjetas y/o bancos vía Bamboopayment, Adamspay ( en Paraguay ) la orden queda en estado pendiente de pago ( hasta que se realice el pago ) esto puede pasar en segundos o algunos minutos. Luego de realizado el pago en forma automática la tienda cambiará el estado a Procesando ya que la tienda por ella misma confirma que te pagaron.
Procesando
Una vez se ha producido el pago, el estado del pedido pasa a procesando, bien sea de forma manual o automática, según hemos visto en la sección anterior. Cuando el pedido llega a este estado, las unidades de producto correspondientes al pedido ya se han descontado del stock.
¿Todos los pedidos pasarán forzosamente por este estado? No. Concretamente no pasarán por este estado los siguientes pedidos:
- Las ventas de producto descargables, que no necesitan procesamiento
- Los pedidos fallidos
- Los pedidos cancelados antes del pago
El resto de pedidos sí deberían pasar por este estado. ¿Para qué? Pues para que nuestro cliente pueda recibir notificación de que se ha recibido el pago correctamente y el pedido sigue su curso, y para que pueda ver en su zona de usuario el estado real del pedido.
Pedido completo
Si todo va bien, el pedido pasará a continuación a completo. ¿Cuándo? Pues bien cuando lo hayamos despachado para envío (si hay envío) o cuando lo tengamos listo para recoger, si el cliente escogió la opción de recogida local.
De esta forma el cliente está informado siempre de en qué momento se ha cumplido cada uno de los pasos.
Pedido fallido y pedido cancelado
Cuando el pedido no termina bien, son los casos del pedido fallido o el pedido cancelado.
El primero de estos estados tiene que ver con el procesamiento del pago, y normalmente es una alerta que se verá según el procesador ( MercadoPago , Paypal, Bamboopayment)
El otro tipo, el pedido cancelado, puede tener una causa similar o radicalmente distinta. Similar cuando el usuario elige pagar mediante PayPal pero, una vez en la web del procesador, pincha en el enlace Cancelar y volver a .
Pero también puede cancelarse manualmente por el gestor de la tienda o por el propio cliente.
Pedido reembolsado
Aunque en su mayor parte, gestionar tus pedidos en WooCommerce significa enviar los productos y marcar los pedidos como completos. En ocasiones también tendrás que reembolsar el importe de algún pedido. Para hacerlo, sólo tienes que seguir los siguientes pasos:
Dentro de los Detalles de cualquier pedido, en su parte inferior encontrarás el desglose de los artículos comprados, cantidades, impuestos, etc. En la parte inferior de esta metabox encontrarás el botón Reembolso con el que podrás realizar la devolución de tu pedido. Al hacer click sobre él, aparecen las siguiente opciones:
- Reponer artículos reembolsados: al marcar este check, los artículos del pedido se incorporarán de nuevo al inventario de productos.
- Cantidad ya reembolsada: indica el importe que ya ha sido devuelto al cliente. Útil para conocer si ya has hecho una devolución parcial del pedido.
- Total disponible para reembolso: indica la diferencia del importe que puedes devolver al usuario.
- Cantidad reembolsada: campo en el que deberás introducir el importe que quieres devolver al cliente.
- Motivo del reembolso (opcional): campo para indicarle al cliente el motivo de la devolución. Es un campo opcional. Pero lo que escribas aquí se incluirá en la notificación de devolución que la tienda le enviará al usuario.
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